WordやExcelは別のPCに移せる？「データ」と「ソフト」の違い

鹿児島県薩摩川内市のPC販売&サポート店 パソどん です！

パソコンの買い替え時によくあるのが、「今のパソコンに入っているWordやExcelを、新しいパソコンでもそのまま使いたい」というご相談です。 この場合、まず分けて考える必要があるのが、作成したファイルと、Word・Excelなどのソフト本体の違いです。

パソコン買い替え時には、写真・文書・表などの「データ」は移せることが多いです。 一方で、WordやExcelなどの「ソフト本体」は、ファイルのように単純コピーして新しいパソコンで使うことはできません。

この違いを知っておくと、買い替え時に「何が移せて、何が移せないのか」が分かりやすくなります。

移せることが多いもの：文書・写真などのデータ

たとえば、次のようなものは一般的に「データ」として扱われます。

• Wordで作った文書ファイル
• Excelで作った表や家計簿などのファイル
• 写真・画像
• PDFファイル
• デスクトップやドキュメント内に保存しているファイル

これらは、外付けSSD、USBメモリ、クラウドサービスなどを使って、新しいパソコンへ移せることが多いです。

つまり、お客様が作成した文書や写真そのものは、通常のデータ移行の対象になります。

移せないことが多いもの：Word・Excelなどのソフト本体

一方で、Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのソフト本体は、文書や写真のようにコピーするだけでは使えません。

ソフトウェアを新しいパソコンで使うには、次のような情報や条件の確認が必要になります。

• Microsoftアカウント
• プロダクトキーやライセンスカード
• 購入履歴や契約情報
• インストール用データや再インストール方法
• 新しいWindowsに対応しているかどうか

特に、パソコン購入時に最初から付属していたOfficeは、原則としてそのパソコン本体で使用するためのライセンスです。 そのため、古いパソコンに入っていたOfficeを、新しいパソコンへそのまま移して使うことはできません。

「前のパソコンではWordやExcelが使えていた」という場合でも、それは前のパソコン本体に付属していたOfficeであり、 新しいパソコンでも使える権利がある、という意味ではありません。

ライセンスとは「そのソフトを使ってよい権利」です

ソフトウェアには、多くの場合「ライセンス」があります。 ライセンスとは、簡単に言えば、そのソフトを使ってよい権利のことです。

たとえば、Officeのディスクやインストール用データがあったとしても、正しいライセンス認証ができなければ、WordやExcelを継続して使うことはできません。

また、プロダクトキーのカードが残っていても、Officeの種類、購入時期、Microsoftアカウントとの紐づき状況によっては、再インストールやライセンス認証ができないことがあります。

今回はOfficeを例にしていますが、現在はOffice以外のソフトでも、アカウント認証やライセンス認証が必要なものが多くあります。 そのため、パソコン買い替え時には「ソフトをもう一度入れれば終わり」ではなく、ライセンス情報の確認も必要になります。

新しいパソコンでWord・Excelを使う主な方法

1. 新しいパソコンにOfficeを用意する

新しいパソコンでWord・Excelを使いたい場合は、基本的には新しいパソコン側にOfficeを用意する必要があります。

Office付きパソコンを選ぶ、Microsoft 365を契約する、または別途Officeライセンスを購入する、といった方法があります。

2. Microsoft 365を契約する

Microsoft 365は、月額または年額でWord・Excelなどを使う方法です。

Microsoftアカウントでライセンスを管理する形のため、パソコンを買い替えた場合でも、比較的移行しやすい方式です。

3. Office付きパソコンを選ぶ

新しいパソコンを購入するときに、Office付きモデルを選ぶ方法です。

Word・Excelを使う前提で用意されているため、パソコン購入時点でOfficeもまとめて準備したい方には分かりやすい選択肢です。

ただし、Office付きパソコンに付属するOfficeも、原則としてそのパソコン本体で使用するためのものです。 将来、別のパソコンへ自由に引き継げるものではありません。

4. 単体購入したOfficeが使えるか確認する

パソコン本体とは別に、家電量販店やPCショップなどでOfficeを単体購入していた場合は、ライセンスの種類によっては新しいパソコンで使える場合があります。

この場合は、Microsoftアカウント、プロダクトキー、購入履歴、ライセンスカードなどの確認が必要です。

ただし、「前のパソコンに最初から入っていたOffice」と「別途購入したOffice」は扱いが異なります。 前のパソコンに付属していたOfficeは、原則として移行できません。

5. 代替ソフトを使う

用途によっては、LibreOffice、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、WPS Officeなどで足りる場合もあります。

ただし、WordやExcelで作成されたファイルを開いたときに、レイアウトや機能が完全に同じになるとは限りません。 特に、業務用の書式、マクロ、複雑な表、印刷レイアウトを使っている場合は注意が必要です。

買い替え前に確認しておくとよいもの

新しいパソコンへ移行する前に、次のものを確認しておくと、作業が進めやすくなります。

• Microsoftアカウントのメールアドレスとパスワード
• Officeのプロダクトキーやライセンスカード
• Officeやソフトの購入履歴
• ソフトのシリアル番号
• インストール用ディスクやインストール用データ
• 購入時のメール
• メーカーや販売店のマイページ情報
• 業務用ソフトの契約情報

これらが分からない場合、ソフトの再インストールや認証ができないことがあります。

反対に、Microsoftアカウントや購入履歴が分かる場合は、PCショップに依頼しなくても、ご自身で再インストールできるケースもあります。

当店で対応できること・できないこと

パソどんでは、パソコン買い替え時のデータ移行や初期設定のご相談を承っております。 ただし、ソフトウェアについては、ライセンスの有無やメーカー側の仕様によって対応できる範囲が変わります。

※ソフトウェアの利用可否は、メーカーのライセンス条件、アカウント状況、対応OS、購入形態などによって変わります。