Wordを別のPCに移せる？「データ」と「ソフト」の違い

鹿児島県薩摩川内市のＰＣ販売 &サポート店 パソどん です！
当店では、パソコン買い替え時に、

というご相談をいただくことがよくあります。 結論から言うと、いくつかの理由で「移すのは難しい」です！

このときに大事なのは、Word・Excelなどのソフトで作ったファイル と、Word・Excelなどのソフト本体 は別物だという点です。

Word文書やExcelファイルは移せることが多いです

たとえば、次のようなものは「データ」です。

• Wordで作った文書
• Excelで作った表
• 写真
• PDF
• デスクトップやドキュメント内のファイル

これらは、外付けSSD、USBメモリ、クラウドサービスなどを使って、新しいパソコンへ移せます。

つまり、作成したファイルそのもの は移行できると思って大丈夫です。

Word・Excelなどの”ソフト”は、”ファイル”のようには移せません！

一方で、Microsoft WordやMicrosoft Excel本体は「ソフトウェア」です。

ソフトウェアは、文書や写真のようにコピーするだけでは使えないことが多く、次のような確認が必要です。

• プロダクトキーやシリアル番号
• Microsoftアカウント
• インストール用データ
• ライセンスの種類
• 新しいWindowsに対応しているか

特に、古いパソコンを購入したときに最初から入っていたOfficeは、多くの場合そのパソコン本体とセットのライセンス です。その場合、新しいパソコンへは引き継げません。

ライセンスとは「使ってよい権利」です

ソフトウェアには、多くの場合 ライセンス があります。

ライセンスとは、簡単に言えば、

のことです。

新しいパソコンに、古いパソコンと同じバージョンのWord・Excelを入れること自体はさほど難しくありませんが、ライセンスがなければ「ライセンスが無い」旨が表示され、使うことはできません。

もし、プロダクトキーのカードが残っていたとしても、Officeの種類やMicrosoftアカウントの状況によっては、再インストールやライセンス認証はできないことがあります。

今回はOfficeを題材に紹介していますが、現在はOffice以外のソフトも多くは「ライセンス認証」方式を採用しており、Office同様に「ライセンス認証」を行わない限りは使えない仕組みになっています。

新しいパソコンでWord・Excelを使う方法

1. 今のOfficeが使えるか確認する

Microsoftアカウントに紐づいているOfficeや、移行可能なライセンスであれば、新しいパソコンで使える可能性があります。具体的な例としては、パソコン本体とは別に、ＰＣショップや家電量販店でOffice単品を購入していた場合は、そのライセンスを移行して使うことができるかもしれません。

確認には、Microsoftアカウント、プロダクトキー、購入履歴などが必要になることがあります。

2. Microsoft 365を契約する

Microsoft 365は、月額または年額でWord・Excelなどを使う方法です。

常に最新のOfficeが使えますし、ライセンスをMicrosoftアカウントで管理する形なので、パソコンを買い替えても移行がしやすい方式です。

3. Office付きパソコンを選ぶ

新しいパソコンを購入するときに、Office付きモデルを選ぶ方法です。

Officeが最初からインストールされているので、複雑な手続き無しでそのままWord・Excelを使えるのが一番のメリットです。ただし、この場合は買い替え時にライセンスを引き継ぐことはできません。

4. 代替ソフトを使う

用途によっては、LibreOffice、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、WPS Officeなどで足りる場合もあります。

ただし、Word・Excelのファイルを開いたときに、レイアウトや機能が完全に同じになるとは限りません。

ご自身で対応できる確認方法

Officeの引継ぎは、ＰＣショップに依頼しなくても、ご自身で対応できる場合もあります。

たとえば、次のような場合です。

• Microsoftアカウントが分かる
• Officeの購入履歴が残っている
• プロダクトキーやカードがある
• ソフトメーカーのマイページにログインできる

一方で、アカウント情報が分からない、Officeの種類が不明、古いソフトが新しいWindowsで使えるか分からない場合は、確認が必要です。

当店で対応できること・できないこと

買い替え前に確認しておくとよいもの

新しいパソコンへ移行する前に、次のものを確認しておくと作業が進めやすくなります。

• Microsoftアカウントのメールアドレスとパスワード
• Officeのプロダクトキーやカード
• ソフトのシリアル番号
• インストール用ディスク
• 購入時のメール
• メーカーや販売店のマイページ情報
• 業務用ソフトの契約情報

これらがない場合、ソフトの再インストールや認証ができないことがあります。